Abwesenheiten gehören zu den alltäglichen Prozessen im HR. Für die Payroll sind sie jedoch weit mehr als eine Information im Personaldossier. Krankheit, Unfall, Ferien, Mutterschaft, Vaterschaft, Militärdienst oder unbezahlter Urlaub können direkte Auswirkungen auf die Lohnabrechnung haben.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, dass eine Abwesenheit erfasst wird, sondern wie, wann und mit welchen Informationen sie an die Payroll übergeben wird.
Eine Abwesenheit ist ein Payroll-relevanter Prozess. In der Praxis beginnt ein Abwesenheitsfall häufig mit einer einfachen Meldung: Eine Mitarbeiterin ist krank, ein Mitarbeiter hatte einen Unfall oder eine Person beantragt unbezahlten Urlaub. Für HR und Payroll beginnt damit jedoch ein Prozess mit mehreren Prüfpunkten.
Welche Abwesenheitsart liegt vor? Ab welchem Datum? Wie lange dauert die Abwesenheit? Handelt es sich um eine vollständige oder teilweise Arbeitsunfähigkeit? Besteht eine Lohnfortzahlung? Ist eine Versicherung involviert? Welche Auswirkungen hat die Abwesenheit auf Ferien, Sozialversicherungen oder weitere Lohnbestandteile?
Genau hier zeigt sich die Qualität des Abwesenheitsmanagements. Eine falsch oder unvollständig erfasste Abwesenheit kann sich direkt auf die Lohnabrechnung auswirken.
Welche Informationen benötigt die Payroll? Damit die Payroll eine Abwesenheit korrekt verarbeiten kann, reicht ein Eintrag wie „krank“ oder „abwesend“ häufig nicht aus. Je nach Abwesenheitsgrund können beispielsweise folgende Informationen relevant sein:
- Abwesenheitsart und Abwesenheitsgrund
- Beginn und voraussichtliches Ende
- vollständige oder teilweise Arbeitsunfähigkeit
- Grad der Arbeitsunfähigkeit
- betroffene Arbeitstage bzw. Stunden
- Arztzeugnis und Gültigkeitszeitraum
- Unfall oder Krankheit
- versicherungsrelevante Informationen
- Lohnfortzahlungsstatus
- bereits ausbezahlte oder erwartete Versicherungsleistungen
- Auswirkungen auf Ferien- und Zeitguthaben
- Auswirkungen auf Sozialversicherungen
- allfällige Anpassungen bei Zulagen oder variablen Lohnbestandteilen
Dabei ist eine klare Unterscheidung zwischen Abwesenheitsgrund, Abwesenheitsdauer und Lohnwirkung wichtig. Nicht jede Abwesenheit führt automatisch zu einer Lohnkürzung. Umgekehrt bedeutet eine Abwesenheit auch nicht automatisch, dass der bisherige Lohn unverändert weitergeführt wird.
Vom Abwesenheitseintrag zur korrekten Lohnabrechnung. Ein professioneller Prozess verbindet die operative Abwesenheitserfassung mit den relevanten Payroll-Prozessen.
1. Abwesenheit erfassen. Der Prozess beginnt idealerweise direkt beim Mitarbeitenden oder bei der zuständigen Führungskraft. Dabei sollte die Abwesenheitsart eindeutig definiert sein. Ein standardisierter Abwesenheitskatalog verhindert, dass unterschiedliche Begriffe für denselben Sachverhalt verwendet werden.
Beispielsweise sollten „Krankheit“, „Unfall“, „Ferien“ und „unbezahlter Urlaub“ nicht nur als Freitext geführt werden, sondern als klar definierte Abwesenheitsarten mit hinterlegter Prozess- und Payroll-Logik.
2. Abwesenheit prüfen. Nach der Erfassung erfolgt – abhängig vom Prozess – eine Prüfung durch die Führungskraft oder HR. Bei bestimmten Abwesenheiten können zusätzliche Informationen oder Dokumente erforderlich sein. Dazu gehört beispielsweise ein Arztzeugnis oder bei einem Unfall die entsprechende Schadenmeldung. Für die Payroll ist dabei insbesondere relevant, ob der Fall vollständig erfasst und für die Lohnabrechnung freigegeben ist.
3. Lohnwirkung bestimmen. Jetzt wird es für die Payroll operativ. Eine Abwesenheit kann beispielsweise Auswirkungen haben auf:
Grundlohn: Muss der Monatslohn unverändert ausbezahlt werden oder ist eine Kürzung bzw. Anpassung erforderlich?
Lohnfortzahlung: Besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung und nach welcher Regelung?
Versicherungsleistungen: Bei Krankheit oder Unfall können Versicherungsleistungen relevant werden. Diese müssen korrekt verarbeitet und – je nach Prozess – gegenüber der versicherten Person und der Payroll abgegrenzt werden.
Variable Lohnbestandteile: Zulagen, Provisionen, Boni oder andere variable Komponenten können von der effektiven Arbeitszeit oder vom Abwesenheitsgrund abhängig sein.
Ferien: Abwesenheiten können je nach Situation Auswirkungen auf den Ferienanspruch haben. Deshalb müssen Abwesenheitsdaten und Ferienverwaltung konsistent geführt werden.
Sozialversicherungen: Lohnveränderungen und bestimmte Abwesenheitssituationen können Auswirkungen auf die sozialversicherungsrechtliche Verarbeitung haben.
4. Daten an die Payroll übergeben. Ein zentraler operativer Punkt ist die Schnittstelle zwischen Abwesenheitsmanagement und Payroll. Idealerweise werden die relevanten Daten automatisiert oder zumindest strukturiert an die Lohnbuchhaltung übergeben.
Dabei sollte klar definiert sein:
- Welche Abwesenheiten werden übertragen?
- Ab welchem Status?
- Zu welchem Zeitpunkt?
- Welche Informationen werden benötigt?
- Wer kontrolliert die Daten?
- Wie werden Korrekturen verarbeitet?
- Wie werden nachträgliche Änderungen berücksichtigt?
Gerade der Zeitpunkt der Datenübergabe ist entscheidend. Wird eine Abwesenheit erst nach dem Payroll-Abschluss gemeldet, kann eine Korrektur oder Nachzahlung notwendig werden.
Typische operative Herausforderungen. In der Praxis entstehen Probleme häufig nicht durch die Abwesenheit selbst, sondern durch fehlende oder verspätete Informationen.
Beispiel 1: Krankheitsabsenz. Eine Mitarbeiterin meldet eine längere Krankheit. Die Abwesenheit wird im HR-System erfasst, aber das voraussichtliche Ende bleibt offen. Für HR ist der Fall damit möglicherweise korrekt erfasst. Für die Payroll stellen sich jedoch weitere Fragen: Wie wird der laufende Monat verarbeitet? Besteht weiterhin Lohnfortzahlung? Muss eine Versicherungsleistung berücksichtigt werden? Wie wird eine Verlängerung verarbeitet? Hier braucht es einen definierten Prozess für offene, verlängerte und abgeschlossene Abwesenheiten.
Beispiel 2: Teilzeit und Teilabsenz. Bei einer 60%-Mitarbeiterin kann eine Abwesenheit anders zu beurteilen sein als bei einer Vollzeitperson. Deshalb müssen Arbeitszeitmodell, Beschäftigungsgrad und Abwesenheitsdaten zusammenpassen. Besonders bei Teilzeit, wechselnden Arbeitstagen oder Stundenlöhnen können manuelle Prozesse schnell fehleranfällig werden.
Beispiel 3: Nachträgliche Meldung. Eine Abwesenheit wird erst nach dem Payroll-Abschluss gemeldet. Dann reicht es nicht, lediglich das Abwesenheitsdatum im HR-System zu korrigieren. Die Payroll muss prüfen, ob bereits abgerechnete Lohnbestandteile betroffen sind und ob eine Korrekturabrechnung erforderlich ist.
Welche Kontrollen sollte Payroll etablieren? Ein gutes Abwesenheitsmanagement benötigt nicht nur einen Erfassungsprozess, sondern auch Kontrollen. Sinnvolle Payroll-Kontrollen können beispielsweise sein:
- Abwesenheiten ohne Enddatum
- ungewöhnlich lange Abwesenheiten
- Abwesenheiten ohne erforderliche Dokumente
- Überschneidungen verschiedener Abwesenheitsarten
- Abweichungen zwischen Arbeitszeitmodell und Abwesenheit
- rückwirkend erfasste Abwesenheiten
- Änderungen nach Payroll-Abschluss
- Abwesenheiten mit potenzieller Lohnwirkung
- Differenzen zwischen HR-System und Payroll
- Fälle mit offenen Versicherungsleistungen
Solche Kontrollen können je nach System automatisiert oder über definierte Payroll-Reports durchgeführt werden.
Abwesenheitsmanagement als gemeinsamer Prozess von HR und Payroll. Die grösste Herausforderung besteht häufig darin, dass HR und Payroll dieselbe Abwesenheit aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. HR benötigt Informationen für die Personaladministration und die Betreuung der Mitarbeitenden. Payroll benötigt dieselben Informationen, jedoch mit Blick auf Lohnwirkung, Abrechnung, Sozialversicherungen und korrekte Periodenverarbeitung.
Deshalb sollte ein Abwesenheitsprozess nicht isoliert im HR definiert werden. HR und Payroll sollten gemeinsam festlegen, welche Daten erfasst werden, welche Prüfungen notwendig sind und wie die Übergabe in die Lohnabrechnung erfolgt.
Fazit. Ein professionelles Abwesenheitsmanagement endet nicht bei der Genehmigung eines Ferienantrags oder der Erfassung einer Krankheitsmeldung. Der eigentliche Mehrwert entsteht dann, wenn die Abwesenheitsdaten vollständig, korrekt, rechtzeitig und payrollfähig vorliegen.
Für HR bedeutet das weniger manuelle Nachbearbeitung. Für Payroll bedeutet es bessere Datenqualität und weniger Korrekturabrechnungen. Für Mitarbeitende bedeutet es eine zuverlässigere und nachvollziehbarere Lohnabrechnung.