Ein Arbeitszeugnis ist schnell geschrieben. Ein gutes Arbeitszeugnis ist eine anspruchsvolle HR-Aufgabe. Am Ende eines Arbeitsverhältnisses landet häufig ein unscheinbares Dokument auf dem Tisch. Ein paar Absätze, einige wohlklingende Formulierungen, eine Unterschrift.
Für die ehemalige Mitarbeiterin oder den ehemaligen Mitarbeiter kann dieses Dokument jedoch weit mehr bedeuten: Es begleitet den nächsten Karriereschritt und vermittelt zukünftigen Arbeitgebern ein Bild über Funktion, Leistung und Verhalten. Für das Unternehmen wiederum ist das Arbeitszeugnis Teil einer professionellen Personalarbeit – und unterliegt klaren rechtlichen Anforderungen. Genau deshalb lohnt sich ein genauerer Blick auf die Frage: Was macht ein Arbeitszeugnis eigentlich wirklich gut?
Ein Zeugnis ist keine Textvorlage. In vielen Unternehmen beginnt die Zeugniserstellung mit einer Vorlage. Funktion einsetzen. Eintrittsdatum ergänzen. Aufgaben kopieren. Ein paar positive Formulierungen hinzufügen. Fertig. So einfach sollte es nicht sein. Denn die entscheidende Arbeit besteht nicht darin, schöne Sätze zu formulieren. Die entscheidende Arbeit besteht darin, die berufliche Leistung einer Person fachlich richtig einzuschätzen und nachvollziehbar abzubilden. Was hat die Person tatsächlich geleistet? Welche Verantwortung hat sie übernommen? Wie selbstständig hat sie gearbeitet? Wie war die Qualität ihrer Arbeit? Wie hat sie sich im Team, gegenüber Vorgesetzten, Kunden oder anderen Geschäftspartnern verhalten? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kann daraus ein aussagekräftiges Zeugnis entstehen.
Was sagt das Schweizer Arbeitsrecht? In der Schweiz haben Arbeitnehmende gemäss Art. 330a OR Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das Vollzeugnis gibt insbesondere Auskunft über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten. Auf Wunsch kann sich das Zeugnis auf Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränken. Damit ist auch klar: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist mehr als eine Bestätigung, dass jemand bei einem Unternehmen beschäftigt war.
Es soll ein wahrheitsgetreues und aussagekräftiges Bild des Arbeitsverhältnisses vermitteln.
Dabei gilt ein wichtiger Grundsatz: Wohlwollen bedeutet nicht, Schwächen zu verschweigen. Wahrheit bedeutet aber auch nicht, jede negative Erfahrung im Zeugnis festzuhalten. Das Zeugnis muss als Ganzes nachvollziehbar und fair sein. Das SECO weist zudem darauf hin, dass Zeugnisse klar formuliert sein und keine versteckten Codes oder zweideutigen Botschaften enthalten dürfen.
Die schwierigste Frage lautet: Wie gut war die Leistung wirklich? Genau hier wird die Zeugniserstellung zur fachlichen Aufgabe.
Beispiel aus der Praxis: „Frau Müller erledigte ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“ Solche Formulierungen kennt fast jeder. Aber was steckt tatsächlich dahinter? War Frau Müller besonders selbstständig? Hat sie komplexe Projekte erfolgreich geführt? Hat sie Prozesse verbessert? War sie eine zuverlässige Fachspezialistin? Hat sie Verantwortung übernommen, die über ihre eigentliche Funktion hinausging? Ein professionelles Zeugnis sollte nicht einfach möglichst positiv klingen.
Es sollte die tatsächliche Leistung differenziert und nachvollziehbar beschreiben. Dafür braucht es Informationen aus dem Arbeitsalltag – und eine Führungskraft, die Leistung tatsächlich beurteilen kann.
Wenn HR und Führung unterschiedliche Perspektiven haben. In der Praxis entsteht hier eine typische Herausforderung. Die Führungskraft kennt die tägliche Zusammenarbeit. HR kennt die Anforderungen an einen professionellen und rechtssicheren Zeugnisprozess. Beide Perspektiven sind wichtig. Die Führungskraft kann beispielsweise beurteilen, wie jemand Aufgaben umgesetzt, Verantwortung übernommen oder mit Kunden gearbeitet hat. HR muss gleichzeitig darauf achten, dass das Zeugnis vollständig, konsistent und fachlich korrekt formuliert ist.
Ein gutes Arbeitszeugnis entsteht deshalb idealerweise im Zusammenspiel von Führung und HR. Und genau hier kann externe Expertise besonders wertvoll sein – insbesondere bei anspruchsvollen Funktionen, kritischen Leistungsbeurteilungen oder komplexen Austrittssituationen.
Zwischenzeugnis: Nicht einfach das alte Zeugnis kopieren. Auch Zwischenzeugnisse werden häufig unterschätzt. Ein Führungswechsel, eine neue Funktion oder eine wesentliche Veränderung der Verantwortung kann ein guter Anlass für ein Zwischenzeugnis sein. Doch ein Zwischenzeugnis ist keine Momentaufnahme aus der Personalakte. Es sollte den tatsächlichen Stand des Arbeitsverhältnisses zu diesem Zeitpunkt abbilden. Hat sich die Verantwortung erweitert? Wurde eine Führungsfunktion übernommen? Haben sich Aufgaben verändert? Hat sich die Leistung entwickelt? Dann sollte sich diese Entwicklung auch im Zeugnis widerspiegeln.
Und was passiert, wenn das Zeugnis nicht stimmt? Ein Arbeitszeugnis kann zum Konfliktthema werden. Eine Formulierung wird anders verstanden als vom Unternehmen beabsichtigt. Eine wichtige Aufgabe fehlt. Die Leistungsbeurteilung entspricht nicht der Wahrnehmung der betroffenen Person. Oder das Zeugnis enthält Aussagen, die nicht mit früheren Beurteilungen übereinstimmen. Dann entsteht schnell zusätzlicher Aufwand für HR und Führung. Deshalb ist eine professionelle Prüfung vor der Ausstellung häufig sinnvoller als eine nachträgliche Korrekturschleife.
Besonders wichtig ist die Konsistenz: Was steht im Zeugnis – und passt das tatsächlich zu den bisherigen Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen und zur beruflichen Entwicklung? Wenn diese Elemente nicht zusammenpassen, entsteht ein erklärungsbedürftiges Zeugnis.
Gute Zeugnisse sind präzise – nicht möglichst positiv. Ein gutes Arbeitszeugnis muss nicht aus Superlativen bestehen. Im Gegenteil. Ein glaubwürdiges Zeugnis zeichnet sich durch Klarheit, Differenzierung und Nachvollziehbarkeit aus.
Es beschreibt eine Person nicht als „perfekt“, sondern vermittelt ein stimmiges Bild ihrer beruflichen Leistung. Das ist auch für Unternehmen wichtig. Denn ein professionelles Zeugnis zeigt nicht nur Wertschätzung gegenüber der ehemaligen Mitarbeiterin oder dem ehemaligen Mitarbeiter. Es zeigt auch: So professionell gehen wir mit Personal um. Arbeitszeugnisse als Teil der Employer Experience. Hier wird das Thema für Unternehmen strategisch interessant.
Der letzte Kontakt zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden prägt die Erinnerung an den Arbeitgeber. Ein fairer, professioneller und wertschätzender Austrittsprozess kann deshalb Teil der Employee Experience sein. Das Arbeitszeugnis ist dabei nur ein Element – aber ein sichtbares. Wer sich beim Austritt ernst genommen fühlt, nimmt diese Erfahrung mit in sein berufliches Netzwerk.
Professionelles Offboarding ist damit nicht nur Administration. Es ist auch Arbeitgebermarke.
Nicht jedes Arbeitszeugnis benötigt externe Unterstützung. Bei Standardfällen kann ein gut definierter interner Prozess vollkommen ausreichend sein. Anspruchsvoller wird es beispielsweise bei Führungskräften, komplexen Funktionen, strittigen Leistungsbeurteilungen, längeren Arbeitsverhältnissen, häufigen Funktionsänderungen oder wenn Führungskraft und Mitarbeitende unterschiedliche Vorstellungen über die Beurteilung haben.
Dann kann eine neutrale fachliche Perspektive helfen, die Situation einzuordnen, Formulierungen sauber aufzubauen und unnötige Konflikte zu vermeiden.
Fazit: Ein gutes Arbeitszeugnis ist professionelle HR-Arbeit