Was kostet Ihr Unternehmen ein zusätzlicher Absenztag? Auf den ersten Blick lässt sich die Antwort leicht berechnen: der ausgefallene Lohn oder die Kosten für eine Stellvertretung. In der Realität ist die Rechnung deutlich grösser.
Eine Absenz kann zusätzliche Überstunden verursachen, Teams belasten, Führungskräfte binden, Projekte verzögern und die Qualität von Kundenleistungen beeinflussen. Häufen sich Absenzen in einem Bereich, kann dies sogar auf ein tieferliegendes organisatorisches oder führungsbezogenes Thema hinweisen.
Damit wird eine Kennzahl, die häufig als reine HR-Zahl betrachtet wird, zu einer Managementfrage. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Wie hoch ist unsere Absenzenquote?“ sondern „Was sagt uns unsere Absenzenquote über unser Unternehmen?“
Wenn Absenzen zur Unternehmenskennzahl werden. Gesundheitsbedingte Absenzen sind in der Schweiz relevant: 2024 verzeichneten Vollzeitarbeitnehmende durchschnittlich 8,5 Absenztage pro Jahr. Gleichzeitig unterscheiden sich die Werte je nach Branche, Beruf und weiteren Merkmalen deutlich. (Bundesamt für Statistik)
Eine einzelne Zahl sagt jedoch noch wenig aus. Interessant wird es, wenn die Geschäftsleitung genauer hinschaut:
- Entwickeln sich die Absenzen nach oben oder unten?
- Gibt es Unterschiede zwischen Geschäftsbereichen?
- Wo treten besonders viele Kurzzeitabsenzen auf?
- Wo häufen sich Langzeitabsenzen?
- Wie entwickeln sich gleichzeitig Fluktuation und Überstunden?
- Gibt es einen Zusammenhang mit Veränderungen in Führung oder Organisation?
- Welche Auswirkungen haben die Absenzen auf Produktivität und Leistung?
Erst die Kombination dieser Informationen macht aus einer HR-Kennzahl eine Managementinformation.
Was kosten Absenzen tatsächlich? Die direkten Kosten einer Absenz sind nur ein Teil der Rechnung.
Direkte Kosten. Dazu können beispielsweise gehören:
- Lohnfortzahlung
- Versicherungsleistungen bzw. deren Abwicklung
- Kosten für temporäre Unterstützung
- Rekrutierung von Ersatz
- Überstunden von Mitarbeitenden
Indirekte Kosten. Noch schwieriger zu messen sind die Auswirkungen auf die Organisation:
- zusätzliche Belastung der Teams
- Verzögerungen bei Projekten
- zusätzlicher Führungsaufwand
- Wissensverlust
- sinkende Produktivität
- höhere Fehleranfälligkeit
- Belastung von Kundenbeziehungen
Gerade bei spezialisierten Funktionen kann eine längere Absenz eine deutlich grössere wirtschaftliche Wirkung haben als die reine Lohnsumme. Deshalb sollte eine Geschäftsleitung nicht nur wissen, wie viele Absenztage entstehen, sondern welche organisatorische Wirkung daraus entsteht.
Welche Absenzen sind wirklich auffällig? Eine hohe Absenzenquote ist nicht automatisch ein Problem. Ein Unternehmen mit vielen Langzeitabsenzen kann beispielsweise eine völlig andere Situation haben als ein Unternehmen mit einer hohen Anzahl wiederkehrender Kurzzeitabsenzen.
Deshalb lohnt sich die Differenzierung. Kurzzeitabsenzen: Viele kurze Absenzen können beispielsweise Fragen zur Arbeitsorganisation, Belastung oder Teamstruktur aufwerfen. Nicht als Schuldzuweisung, sondern als Anlass für eine genauere Analyse: Gibt es ein Muster? Langzeitabsenzen: Bei längeren Abwesenheiten stehen andere Fragen im Vordergrund:
- Wie wird die betroffene Person begleitet?
- Wie wird die Arbeitsfähigkeit unterstützt?
- Wie wird die Arbeit im Team organisiert?
- Wie funktioniert die Reintegration?
- Welche organisatorischen Belastungen entstehen?
Absenzen nach Organisationseinheit. Besonders interessant wird die Analyse, wenn Unternehmen ihre Daten differenzieren. Wenn beispielsweise ein Geschäftsbereich eine deutlich höhere Absenzenquote aufweist als vergleichbare Bereiche, sollte die Geschäftsleitung genauer hinschauen. Die wichtige Frage ist: „Was unterscheidet diesen Bereich von anderen Bereichen?“
Absenzen als Frühindikator für die Organisation. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Absenzen mit anderen Unternehmens- und HR-Kennzahlen verbunden werden.
Absenzen + Fluktuation. Steigen Absenzen und Fluktuation gleichzeitig? Dann lohnt sich eine vertiefte Betrachtung. Mögliche Themen können beispielsweise Arbeitsbelastung, Führung, Veränderungsprozesse oder fehlende Perspektiven sein. Das ist kein Beweis für eine bestimmte Ursache. Aber es ist ein Signal, das eine Analyse rechtfertigt.
Absenzen + Überstunden. Steigen Absenzen gleichzeitig mit Überstunden? Dann stellt sich eine strategische Frage: Ist die Organisation dauerhaft mit den vorhandenen Ressourcen leistungsfähig? Wenn Mitarbeitende aufgrund von Ausfällen zusätzliche Arbeit übernehmen müssen, kann ein Kreislauf entstehen: Absenz → Mehrbelastung → Überstunden → Erschöpfung → weitere Absenz. Diesen Kreislauf sollte Management frühzeitig erkennen.
Absenzen + Führung. Auch Führung kann ein relevanter Faktor sein. Nicht jede hohe Absenzenquote ist ein Führungsproblem. Und aus einer Kennzahl lassen sich keine individuellen Ursachen ableiten. Aber Unterschiede zwischen Teams können wichtige Fragen aufwerfen:
- Wie klar sind Ziele und Verantwortlichkeiten?
- Wie wird mit Konflikten umgegangen?
- Wie planbar ist die Arbeit?
- Wie wird Feedback gegeben?
- Wie werden Mitarbeitende bei hoher Belastung unterstützt?
- Wie werden Veränderungen kommuniziert?
Absenzen können damit ein Anlass sein, Führung und Organisation genauer zu betrachten. Die entscheidende Frage: Was steckt hinter der Zahl? Eine professionelle Analyse betrachtet deshalb nicht nur die Absenzenquote. Sie verbindet verschiedene Perspektiven:
Absenzen
↓
Fluktuation
↓
Überstunden und Arbeitsbelastung
↓
Mitarbeitendenfeedback
↓
Führung und Organisation
↓
Business Impact
So entsteht ein wesentlich vollständigeres Bild. Die Aufgabe von HR besteht dabei nicht darin, aus jeder Abwesenheit eine Ursache abzuleiten. Die Aufgabe besteht darin, relevante Muster sichtbar zu machen und gemeinsam mit der Führung die richtigen Fragen zu stellen.
Vom Reporting zur Managemententscheidung. Ein gutes HR-Reporting beantwortet nicht nur: „Wie hoch ist unsere Absenzenquote?“. Es beantwortet Fragen wie:
- Wo verändert sich die Situation?
- Welche Bereiche sind auffällig?
- Wie entwickelt sich die Situation über mehrere Jahre?
- Welche anderen Kennzahlen bewegen sich gleichzeitig?
- Welche Auswirkungen entstehen für die Organisation?
- Wo besteht tatsächlich Handlungsbedarf?
- Welche Massnahmen sind sinnvoll?
- Wie lässt sich die Wirkung später messen?
Damit wird aus Absenzenmanagement ein strategisches Steuerungsinstrument.
Was Geschäftsleitungen regelmässig prüfen sollten:
– Entwicklung: Wie verändert sich die Absenzenquote über die Zeit?
– Verteilung: Gibt es relevante Unterschiede zwischen Bereichen, Standorten oder Funktionen?
– Art der Absenzen: Wie verteilen sich Kurzzeit- und Langzeitabsenzen?
– Zusammenhänge: Wie entwickeln sich gleichzeitig Fluktuation, Überstunden und andere relevante HR-Kennzahlen?
– Kosten und Auswirkungen: Welche direkten und indirekten Auswirkungen entstehen?
– Ursachenhypothesen: Welche organisatorischen oder führungsbezogenen Faktoren könnten eine Rolle spielen?
– Massnahmen: Wo kann die Organisation tatsächlich Einfluss nehmen?
– Wirkung: Hat sich die Situation nach einer Massnahme verändert?
Zuerst verstehen. Dann handeln. Denn eine Absenzenquote von beispielsweise 6 %, 8 % oder 10 % ist isoliert betrachtet noch keine Diagnose. Erst der Kontext macht die Zahl aussagekräftig. Deshalb kann eine professionelle Analyse beispielsweise mit einem HR- und Organisations-Check beginnen: relevante Kennzahlen zusammentragen, Entwicklungen und Muster analysieren, Auffälligkeiten identifizieren, mögliche Einflussfaktoren mit HR und Führung diskutieren, Handlungsfelder priorisieren, Massnahmen definieren und Wirkung messen.
So wird aus einer abstrakten HR-Kennzahl eine konkrete Grundlage für das HR Managementreporting für eine fundierte Managemententscheidungen.
Sicherheit durch eine neutrale Aussensicht. Gerade bei Absenzen ist eine objektive Betrachtung wertvoll. Intern entstehen schnell Annahmen: „Bei uns ist die Belastung zu hoch“, oder „Das liegt an der neuen Führung.“ Aber auch den Standardsatz „Die Generation ist weniger belastbar“ wird oft benutzt. Solche Aussagen können stimmen – müssen es aber nicht. Daten können diese Annahmen bestätigen, relativieren oder widerlegen.